Você já parou para pensar na importância da gestão de tempo para impulsionar a produtividade da sua equipe?
Afinal, mais do que uma questão de organização, essa questão está diretamente relacionada ao sucesso e credibilidade da sua empresa.
Tanto que não é incomum encontrar empresários que culpam justamente o “tempo” por perderem novas oportunidades de negócio e/ou terem prejuízo financeiro em alguns setores.
Não é à toa que a gestão de produtividade se tornou um desafio para empresas dos mais diversos nichos, que precisam se reinventar para lidar com colaboradores em acúmulo ou desvio de tarefas.
Mas, será que é realmente possível “produzir mais” em “menos tempo”? Para te ajudar nessa missão, preparamos um guia completo sobre a importância da gestão de tempo e como colocá-la em prática!
Ter uma gestão de tempo e produtividade consiste em definir um processo para estabilizar a quantidade de tempo que será gasta em projetos ou durante um dia.
Com isso, é possível aumentar a eficiência das entregas de forma geral, minimizar riscos de atrasos e garantir que não haja tempo ocioso.
Ter um processo eficaz de gestão de tempo é fundamental para otimizar as tarefas e possibilita um panorama de quais demandas devem ser priorizadas.
Outro dado importante é saber quais atividades demandam maior esforço das equipes, o que possibilita alinhar prazos mais realistas e minimizar as chances de frustrar os envolvidos.
A gestão de tempo e produtividade também é uma medida interessante para lidar com um problema comum: a procrastinação!
Enquanto muitas pessoas lutam com o excesso de tarefas diárias, outras têm tarefas que podem se alongar mais simplesmente pela falta de iniciativa em cumprir as suas etapas.
Com uma organização alinhada entre gestor e colaborador, esse tipo de projeto pode ter níveis a serem apresentados - o que diminui, consideravelmente, as chances de se procrastinar.
Agora que você entende a importância deste tipo de rotina na sua empresa, vamos à parte prática? Selecionamos 10 dicas para aperfeiçoar a gestão de tempo e produtividade!
É primordial saber quais são os objetivos da equipe naquele mês para definir um planejamento completo com as tarefas, ordem das etapas, estratégia em caso de falhas, etc.
Outro ponto importante do planejamento é determinar as metas e quais os prazos de entrega de todas as atividades. Mesmo que uma demanda necessite de poucas horas para ser cumprida, essa previsão deve constar nesse cronograma.
Os colaboradores terão tarefas individuais para cumprir o planejamento? Haverá demandas em grupo? Alguém do time não será incluído neste projeto? Então é fundamental que todas essas questões fiquem claras de ser entendidas por toda a equipe!
Para organizar de forma visual as dicas dos itens anteriores, invista em um cronograma. Pode ser uma planilha de excel ou algum programa específico para esse tipo de organização, mas que contenha os principais itens relativos ao projeto:
Com o cronograma pronto e o projeto iniciado, os gestores não devem “abandonar” o cronograma. É primordial acompanhar para tomar decisões caso alguma tarefa não seja entregue a tempo e atrapalhe o andamento das próximas entregas.
Uma forma de garantir que as atividades sejam cumpridas dentro do prazo é utilizar as técnicas de priorização de tarefas.
A Matriz GUT é um exemplo deste tipo de ferramenta! Ela organiza as demandas em uma tabela com quatro colunas com os tópicos: ação, gravidade, urgência e tendência - que representa os possíveis desdobramentos do status.
Depois, a tarefa (representada pela ação) deve ser classificada de 1 a 5, de acordo com as situações abaixo:
1 - Sem gravidade/pode esperar/não mudará;
2 - Pouco grave/pouco urgente/tende a piorar a longo prazo;
3 - Grave/merece atenção em pouco prazo/tende a piorar a médio prazo;
4 - Muito grave/muito urgente/tende a piorar a curto prazo;
5 - Extremamente grave/necessidade de ação imediata/tende a piorar rapidamente.
Finalizada essa etapa, basta fazer a conta para entender quais tarefas devem ser priorizadas (as que apresentarem maior pontuação).
Outra ferramenta interessante para uma gestão de tempo eficiente é a Técnica Pomodoro, que separa o tempo de trabalho em quatro ciclos com intervalos. Veja a proposta deste método:
Tanto gestores quanto colaboradores podem se beneficiar da Técnica Pomodoro, conhecida por ser uma aliada de foco e concentração.
Se um dos problemas atuais da sua empresa é a quantidade de reuniões, uma forma de aumentar a produtividade de todos é investir em metodologias voltadas para a gestão desses encontros.
Entre as opções, podemos citar o Scrum, que define uma meta de 15 minutos para reuniões que são diárias.
Se a fase do planejamento é uma preocupação, o Scrum também pode ser utilizado como uma metodologia eficaz para determinar quantas horas serão destinadas a essa demanda.
Outra dica válida é utilizar softwares que ajudam gestores e colaboradores com um panorama geral de tarefas.
O Lean elimina as tarefas de baixo desempenho. Já o Kanban lista o que está em andamento, o que foi finalizado e o que já foi feito.
Já o Bitrix possibilita utilizar um “contador” para saber o horário de início e finalização de cada demanda.
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