Checklist da folha de pagamento

A folha de pagamento é um documento elaborado com uma série de informações relacionadas à empresa, funcionários, benefícios, salários e descontos. 

Por conter dados tão importantes, os processos que envolvem a folha de pagamento são considerados os mais relevantes em uma empresa. 

Eles são essenciais, pois o preenchimento incorreto, por exemplo, pode causar processos trabalhistas e até interferir negativamente na imagem do negócio. 

Até mesmo a relação dos colaboradores com a empresa pode ser afetada caso a folha de pagamento não esteja de acordo com as regulamentações necessárias. 

Quando um colaborador percebe que recebeu um valor menor do que deveria, ou teve descontos a mais, isso vai gerar insatisfação que pode impactar na produtividade desse colaborador. 

A preparação do holerite é obrigatória para as empresas que realizam as suas contratações por meio da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). 

Ao considerarmos toda essa importância, criamos este conteúdo para auxiliar os profissionais responsáveis pelo fechamento da folha de pagamento no setor de Recursos Humanos de sua empresa. 

Continue a leitura! 

Folha de pagamento: o que é 

Uma explicação breve e que se encaixa perfeitamente para explicar do que se trata a folha de pagamento é: um documento que contém informações sobre a remuneração que um colaborador recebe mensalmente. 

Como já mencionamos, a folha de pagamento deve ser elaborada obrigatoriamente pelas empresas, como orientam os artigos 464 e 225 do Decreto 3048/1999 da CLT. 

Essa elaboração, apesar de ser obrigatória, não exige um modelo oficial. 

Assim, cada empresa pode criar a folha de pagamento que melhor se encaixa com as características do negócio, mas sem esquecer, é claro, de inserir dados legais que cumpram função operacional, contábil e fiscal.

Depois dessa explicação é preciso classificar também o que é remuneração e pagamento, visto que são termos que muitas vezes podem ser confundidos. 

• Remuneração: é o valor total que uma empresa fornece para seus funcionários,  direta ou indiretamente, juntamente com horas extras, adicionais, insalubridades e comissões. 
• Salário: engloba o valor que foi acordado com a empresa em relação à prestação de serviços mensais de um colaborador.  

E o pagamento? 

A lei brasileira estipula que o pagamento deve ser feito até o 5º dia útil do mês subsequente ao vencido. 

Mas, mesmo com essa sugestão, algumas empresas realizam os pagamentos no último dia do mês corrente, antecipando, assim, o pagamento.

A legislação Trabalhista e Previdenciária, dessa forma, orienta que as empresas façam os cálculos da folha de pagamento de maneira organizada, à mão ou com alguma ferramenta eletrônica que possa auxiliar nisso. 

É muito comum que sejam utilizadas ferramentas para essas etapas da folha de pagamento e outros controles importantes do RH, como é o caso do eSocial e do FGTS digital. 

O que deve constar na folha de pagamento

A legislação (art. 225, inciso I e § 9º e 273 do RPS - Decreto n.º 3.048/99, com as mudanças posteriores) determina obrigações que precisam estar na folha de pagamento. São elas: 

• Dados do empregador: informações sobre o empregador, como o nome da empresa, endereço e CNPJ são as primeiras informações que devem ser preenchidas. 
• Dados do empregado, incluindo o cargo e a função: o nome do empregado, CPF, endereço e cargo também precisam ser inseridos. 
• Descontos realizados: essa parte da folha de pagamento vai incluir os descontos obrigatórios, como INSS, contribuição sindical e FGTS. Alguns outros descontos também podem ser listados, como é o caso do vale-refeição e do vale-transporte.
• Quantidade de dias trabalhados: o número de dias trabalhados é extremamente importante, pois esses dados irão guiar o cálculo do salário bruto.
• Horas extras: caso o funcionário tenha realizado horas extras durante o mês, elas também serão especificadas na folha de pagamento. 
• Valor bruto e líquido do salário: a quantia do valor bruto é a quantidade total que será paga ao colaborador, juntamente com as horas extras ou adiantamentos. Já o valor líquido diz respeito a quantia que o funcionário irá receber depois de feitos os descontos obrigatórios e facultativos.
• Organizar os segurados por categorias: a folha de pagamento também deve conter a categoria que o colaborador se encaixa, podendo ser trabalhador avulso, contribuinte individual e empregado temporário. 
• Incluir o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;
• Mencionar o número de quotas de salário-família concedidas para os segurados ou trabalhadores avulsos.

De que maneira a folha de pagamento precisa ser elaborada?

O artigo 225 do Decreto 3048/1999, nos incisos I e II, obriga a inserção de detalhes de como elaborar a folha de pagamento:

Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – Preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – Lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos. 

Abaixo preparamos um checklist que vai guiar essa organização relativa à folha de pagamento: 

Todos os dias, lembre-se de: 

• Monitorar as horas-extras;
• Observar as marcações de ponto;
• Verificar as faltas;
• Fazer a conferência e enviar ao eSocial os retornos de afastamentos
• Monitorar o banco de horas dos funcionários;
• Estar muito atento quanto aos vencimentos de contrato de experiência, pois nesses casos é necessário fazer a efetivação, prorrogar ou rescindir o contrato. 
• Introduzir informações sobre vales (adiantamentos, valores de convênios); 
• Lançar atestados (caso haja);
• Gerar CAGED em todas as admissões;
• Aplicar advertências ou suspensões;
• Realizar o cálculo exato de rescisão e emitir documentação
• Fazer o cálculo correto de férias e emitir a documentação referente a este descanso remunerado. 

O que precisa ser feito antes do fechamento da folha:

• Incluir e conferir o lançamento de farmácia, empréstimos e de outros convênios de valores apurados mensalmente;
• Incluir os serviços médicos;
• Conferir com atenção os convênios e serviços;
• Exportar convênios e serviços para a folha de pagamento;
• Conferir o valor descontado de vale-alimentação/refeição e depois exportar o vale-alimentação para a folha; 
• Incluir os dados de ponto. 
• Durante o fechamento da folha, fique atento aos seguintes pontos:
• Realizar o cálculo correto da folha de pagamento;
• Fazer os lançamentos necessários;
• Conferir a existência ou não de pensões alimentícias;
• Verificar a gratificação de função exercida;
• Conferir as contribuições sindicais; 
• Verificar as informações específicas sobre o eSocial;
• Realizar a importação e lançamento de Notas Fiscais de Produção Rural (caso haja);
• Se atentar quanto ao fechamento e cálculo de INSS;
• Fechar e calcular o IRRF;
• Gerar a GFIP para recolhimento do FGTS;
• Conferir os recolhimentos de FGTS;
• Fazer o envio de eventos mensais para o eSocial (S-1200/S-1210/S-1250/S-1260/S-1280);
• Cumprir o fechamento dos Eventos Periódicos (S-1299);
• Certificar o retorno de INSS para o eSocial;
• Certificar o retorno de IRRF para o eSocial;
• Averiguar o retorno de FGTS para o eSocial;
• Fechar a DCTFWeb;
• Não esquecer do CAGED mensal;
• Enviar arquivo de pagamento ao Banco (líquidos);
• Criar provisões de férias e 13° salário
• Integrar dados contábeis;
• Realizar a emissão de relatório de férias para programação mensal. 

Seguindo essas dicas, você conseguirá gerar a folha de pagamento completa e sem erros.

Fique atento às atualizações do nosso blog para acessar outras dicas relevantes relacionadas a gestão de pessoas e recursos humanos!