Folha de pagamento e eSocial: entenda a relação e como se ajustar
11 de set. de 2024

Folha de pagamento e eSocial: entenda a relação e como se ajustar

As mudanças trazidas pelo eSocial estão enraizadas e são válidas para parte das empresas brasileiras. Entretanto, ainda restam dúvidas em relação a esse assunto, especialmente no que se refere à folha de pagamento.

Com o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, a elaboração desse documento passou a ser realizada de forma digital. O objetivo principal é simplificar o trabalho de contadores e profissionais de Recursos Humanos (RH). Contudo, nem todos enxergam os benefícios que poderão ser colhidos a médio e longo prazo.

Neste artigo, vamos explicar a relação entre o eSocial e a folha de pagamento, destacando as principais mudanças de maneira simplificada para ajudar você e o seu negócio.

O que é o eSocial?

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), é uma plataforma digital desenvolvida pelo governo federal com o objetivo de unificar a prestação de informações relacionadas aos empregados. Ele centraliza dados que antes eram distribuídos em diversas declarações e documentos, como GFIP, RAIS, CAGED e DIRF, em um único ambiente eletrônico.

Desde sua criação, o eSocial tem como meta simplificar a administração dessas obrigações, reduzindo redundâncias e aumentando a transparência e o controle sobre as informações fornecidas pelas empresas. No entanto, a sua implementação trouxe uma série de desafios, especialmente na gestão da folha de pagamento, exigindo das empresas uma adaptação rápida e eficiente.

Folha de pagamento: como funcionava?

Antes da introdução do eSocial, a folha de pagamento era gerenciada de forma mais fragmentada. As empresas precisavam enviar diversas declarações a diferentes órgãos governamentais, cada uma com suas particularidades e prazos específicos. Isso demandava um grande esforço administrativo e estava sujeito a erros de integração, o que poderia levar a problemas como multas e penalidades.

A folha de pagamento, em seu formato tradicional, incluía o cálculo dos salários, férias, 13º salário, horas extras, adicional noturno, entre outros aspectos. Além disso, era necessário gerar e enviar documentos como a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social), RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) e DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte). Cada um desses documentos exigia a inserção de dados que, em muitos casos, já estavam presentes em outros sistemas da empresa, resultando em trabalho duplicado.

O que mudou com o eSocial?

O objetivo do programa do governo federal é digitalizar o envio de informações e centralizar os dados trabalhistas, fiscais e previdenciários. A folha de pagamento, especificamente, tem seus cálculos executados pelo software de gestão utilizado, o que quer dizer que a contabilização manual é deixada de lado.

Devido à automação, a tendência é que os processos de RH sejam facilitados e repassem informações corretas sobre valores descontados e devidos. Além disso, os dados obrigatórios no contracheque são controlados mais facilmente. Entre eles, estão:

  • salário;

  • bônus;

  • hora extra;

  • vale-transporte, refeição e alimentação;

  • Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) etc.

Nesse contexto, as principais alterações são referentes aos seguintes aspectos:

Unificação dos dados

A mesma plataforma de envio dos dados trabalhistas, previdenciários e fiscais deve ser usada por todas as empresas brasileiras, conforme o cronograma de implantação a ser detalhado mais adiante. Os registros são os mesmos do processo tradicional e incluem admissão, desligamento, remuneração, pagamentos, licenças etc. Isso significa que a única diferença é a unificação das informações em um canal só.

Simplificação das informações

Os dados deixam de ser enviados em diferentes formulários, que, muitas vezes, exigiam a repetição de informações. Agora, todos são encaminhados de uma só vez. Essa medida evita a sonegação fiscal e aumenta o cumprimento de leis e obrigações trabalhistas.

Redução da burocracia

As informações enviadas são simplificadas, porque tudo acontece digitalmente. Assim, se todos os dados informados estiverem corretos, o encaminhamento é simples e rápido.

Pagamento integral do 13º salário

O pagamento integral do 13º salário foi impactado pelo novo programa. A orientação é de que o repasse do valor completo em novembro seja feito apenas da parte que corresponde ao líquido devido, isto é, a quantia após a dedução da contribuição previdenciária e retenção do Imposto de Renda.

Na folha de dezembro, é realizado o desconto do valor adiantado e o líquido está zerado. Porém, lembre-se de indicar o pagamento anterior na rubrica referente ao adiantamento.

Em suma, a principal modificação é a possibilidade de cruzar os dados e implementar uma fiscalização mais eficiente. Isso também leva a uma atualização mais rápida de alterações nas folhas de pagamento da empresa, por exemplo, devido à contratação de um colaborador.

Quais são os cuidados importantes na elaboração da folha de pagamento?

Os detalhes repassados até aqui ainda deixam em aberto alguns cuidados relevantes na hora de elaborar a folha digital. Existem três pontos de atenção principais, listados a seguir.

Envio das rubricas

As informações de remuneração devem estar presentes na tabela de rubricas. Essa é a base para cálculo do FGTS, Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), INSS e Contribuição Sindical Laboral. Qualquer inconsistência gerará prejuízos para a empresa.

Fechamento da folha de pagamento

Os valores de comissões e deduções de convênios devem ser devidamente inseridos na folha. O ideal é determinar um cronograma mensal, com o acordo de que os colaboradores repassem informações que impactem a apuração na competência. Esse é o caso da entrega de recibos de diárias ou de prestação de serviços em outras empresas.

O cálculo da folha de pagamento também deve estar alinhado aos registros de eventos não periódicos, porque há impacto na remuneração do colaborador. Portanto, é preciso respeitar o período de competência completo.

Encargos

Os valores processados devem ser conferidos para garantir que sejam os mesmos gerados pelo governo. Caso contrário, haverá impactos no recolhimento dos encargos.

Todos esses detalhes são importantes e até complicados, mas acredite: a apuração da folha de pagamento será muito simplificada com o eSocial. Com a ajuda de uma solução específica e o passar do tempo, você verá os benefícios.

Como a sua empresa deve se ajustar?

Para se ajustar às exigências do eSocial e garantir uma gestão eficiente da folha de pagamento, as empresas devem adotar algumas práticas essenciais:

  • Investir em tecnologia;

  • Capacitar suas equipes;

  • Revisar processos internos;

  • Monitorar prazos e obrigações;

  • Buscar suporte especializado.

A relação entre o eSocial e a folha de pagamento é um exemplo claro de como a digitalização e a centralização de informações podem transformar a gestão empresarial. Apesar dos desafios iniciais, o eSocial trouxe uma série de benefícios, como a redução da burocracia, o aumento da transparência e a padronização dos processos.

Para as empresas, a adaptação a essas mudanças é essencial. Investir em tecnologia, capacitar as equipes e revisar os processos internos são passos fundamentais para garantir a conformidade com o eSocial e evitar penalidades. Com a devida atenção e preparação, as empresas podem transformar o eSocial de um desafio em uma oportunidade para melhorar a eficiência e a gestão das suas obrigações trabalhistas e fiscais.

E se você deseja ter um auxílio em todo esse processo, nós estamos aqui. A RH Center pode ser uma parceira valiosa na gestão da folha de pagamento de sua empresa, oferecendo uma série de serviços e benefícios que facilitam esse processo e facilitam o trabalho do seu RH. 

Acesse o site da RH Center para saber mais sobre como podemos ajudá-lo a facilitar a gestão do seu RH. Siga-nos também nas redes sociais: Facebook, Instagram e LinkedIn para ficar por dentro das tendências do mercado de trabalho, recrutamento e seleção.

Compartilhar

Comentários para este post