A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em vigor desde setembro de 2020, impôs uma série de mudanças nas empresas. No caso do departamento de Recursos Humanos não foi diferente! A LGPD para RH trouxe algumas novidades acerca do tratamento de informações pessoais de colaboradores e candidatos.
Mas afinal, você sabe o que mudou com esta nova lei e como ela funciona na prática?
Hoje, vamos explicar de que maneira a LGPD afeta o setor de RH e como adequar a sua empresa às novas obrigatoriedades. Vem conferir!
Considerada por muitos profissionais como um importante avanço para a área de Recursos Humanos, a LGPD (Lei 13.709/18) regulamenta em todo território brasileiro o tratamento de dados pessoais tanto por empresas públicas quanto por iniciativa privada.
A LGPD está em vigor desde 18 de setembro de 2020, no entanto, as sanções administrativas entram em vigor somente a partir de 1º de agosto de 2021, garantindo às empresas mais tempo para adequação.
Afinal, a nova lei trará impactos significativos para a rotina das organizações e órgãos públicos, pois estabelece novas responsabilidades às empresas e direitos aos cidadãos.
A LGPD para RH irá exigir do setor de Recursos Humanos maior cuidado com processos de seleção de colaboradores e controle de dados pessoais, já que este departamento coleta uma grande quantidade de informações diariamente.
Neste contexto, o RH terá uma responsabilidade ainda maior com a chegada da lei, precisando adotar medidas mais rigorosas de proteção de dados e conscientizando toda a empresa sobre a importância de se preservar as informações pessoais.
Quais processos o RH deve se atentar:
Como você conferiu, o setor de Recursos Humanos será um dos principais responsáveis por disseminar a cultura da preservação de dados no ambiente organizacional e por garantir o cumprimento da LGPD.
Mas como se adequar às obrigatoriedades da lei?
Confira cinco passos para adequar a sua empresa às mudanças trazidas com a LGPD:
Dentro de uma organização, existem diversos setores que lidam diariamente com um grande fluxo de dados e informações pessoais, como é o caso do RH, do TI e do jurídico.
Para garantir o cumprimento à LGPD, é fundamental promover a integração entre estes setores, tornando-os aliados no dia a dia e facilitando a comunicação entre os departamentos.
Assim, é possível identificar falhas de segurança com maior facilidade, otimizando as estratégias para evitar ou acabar com as situações de risco dentro da organização.
Com certeza a sua empresa possui uma grande quantidade de dados dos colaboradores, certo?
Neste contexto, é essencial que a administração faça um mapeamento das informações armazenadas e de como elas são tratadas internamente.
Este mapeamento deve conter ainda registros sobre a forma como os dados pessoais estão armazenados (digitalmente ou no papel), e quais funcionários têm acesso a estas informações.
Após o mapeamento de todas as informações mantidas pela empresa, é hora de estabelecer parâmetros para o armazenamento dos dados pessoais.
Ou seja, é preciso definir quais informações são necessárias para as atividades da organização, que tipos de dados são relevantes, qual será o tempo de arquivamento e quais colaboradores podem ter acesso aos documentos.
Conforme estabelecido na LGPD, a empresa deve obter o consentimento dos colaboradores e candidatos para utilizar as informações pessoais de cada um.
Para isso, é necessário elaborar um termo que apresente quais dados serão utilizados, como será o tratamento e por quanto tempo serão armazenados.
Após coletar os termos assinados pela equipe, os responsáveis devem arquivar os documentos em segurança para evitar problemas futuros.
A LGPD estipula que todas as informações pessoais desnecessárias sejam deletadas da base da empresa. Caso contrário, a organização poderá ser punida por uso indevido.
Sendo assim, os gestores devem conferir quais dados não são mais necessários, tanto para possíveis ações trabalhistas quanto para fins próprios da empresa.
Informações que já tenham ultrapassado o prazo de armazenamento também deverão ser eliminadas.
Vale ressaltar ainda que, quando não forem necessários para a organização, os dados de colaboradores já desligados devem ser apagados dos bancos de registro.
A RH Center atua há mais de 20 anos com consultoria de RH para empresas dos mais diversos setores do mercado.
Devido aos avanços tecnológicos e mudanças na legislação, nos últimos anos a RH Center vem passando por um grande processo de atualização e evolução interna.
Contudo, estas mudanças não dizem respeito apenas ao cumprimento da LGPD, mas sim à sustentabilidade do negócio como um todo, abrangendo questões econômicas, sociais e ambientais.
Com o contexto da LGPD, a RH Center revisitou todos seus processos e implementou a digitalização de todos os documentos utilizados pela empresa.
Afinal, o volume de dados e informações que circulam diariamente pela RH Center é bastante alto.
Como medida de segurança, a empresa optou por não receber mais currículos impressos. Agora, os candidatos utilizam uma rede wifi exclusiva nas dependências da empresa para realizar o cadastro do currículo no portal de vagas e se candidatar aos processos seletivos em andamento.
Outra medida tomada pela RH Center foi equipar todas as salas de entrevistas com dispositivos com segurança de rede para que as anotações durante as conversas sejam feitas diretamente no software de gestão de vagas da empresa.
Conheça outras mudanças que a RH Center vem fazendo para se adequar à nova realidade da LGPD:
E muito mais!
Muita coisa já foi feita, mas ainda há trabalho pela frente. Por isso, a RH Center segue um caminho sustentável de legalização e tecnologia, buscando oferecer mais segurança, gestão, digitalização, sustentabilidade e inovação para o setor de Recursos Humanos e gestão de pessoas das organizações.
Se você deseja contar com um setor de RH alinhado às obrigações da LGPD, evitando possíveis penalidades e multas, se torne um parceiro da RH Center!
Ao terceirizar o seu Departamento Pessoal, o seu negócio conta com um setor totalmente tecnológico, garantindo maior segurança de processos e dados, e atuação conforme os parâmetros da LGPD.
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