Saiba mais sobre o eSocial e como adaptar a folha de pagamento

O eSocial foi criado pelo governo para facilitar o envio e preenchimento de informações trabalhistas dos funcionários de empresas. O objetivo do sistema é simplificar todo o processo e evitar erros e inconsistências de informações. 

Os dados no eSocial incluem INSS, FGTS, auxílio-doença e outras obrigações acessórias que são declarações mensais, trimestrais e anuais realizadas pelas empresas.  

Foi o Decreto nº 8373/2014 que instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, conhecido atualmente como eSocial. 

ma ação conjunta entre a Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) resultou na criação do eSocial. 

A implementação deste sistema possibilitou:

• Assegurar os direitos previdenciários e trabalhistas;
• Facilitar a realização de obrigações legais;
• Diminuir o envio de dados repetidos ou com erros prestados por pessoas físicas e jurídicas;
• Aperfeiçoar a peculiaridade de informações relacionadas ao mercado de trabalho, dados previdenciários e tributários. 

Neste artigo, vamos falar sobre algumas particularidades do eSocial e como adaptar a folha de pagamento da empresa. 

Como o eSocial funciona?

O eSocial passou por algumas modificações no final de 2020, que foram apresentadas pelo governo como a nova era do eSocial. 

Esta reformulação no programa visa facilitar ainda mais o envio de questões administrativas de RH e também das áreas de Medicina e Saúde Ocupacional.

Os dados trabalhistas são enviados para o eSocial através de eventos. 

Os eventos se caracterizam por qualquer tipo de situação trabalhista que um colaborador passa e são divididos em três tipos: eventos de tabelas, eventos não periódicos e eventos periódicos.

Evento de tabelas

Neste primeiro evento, os empregadores devem enviar dados iniciais que são requisitados pelos órgãos públicos.

Estas informações enviadas cumprem o papel de identificação de empregadores e contribuintes. É só depois do envio destas informações que serão aprofundados cadastros futuros das empresas.

A informações inseridas são as seguintes: 

• Informações do empregador, contribuinte e órgão público;
• Tabela de estabelecimentos, obras ou unidades de órgão público;
• Tabela de rubricas;
• Tabela de lotações tributárias;
• Tabela de processos administrativos e judiciais.

Eventos periódicos

Os eventos periódicos são preenchidos para averiguar os dados gerados para a previdência. Esta é uma fase importante, pois ajuda a Receita Federal a avaliar a integridade das contribuições referentes à Previdência Social. 

São eventos periódicos: 

• Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social;
• Remuneração de servidor vinculado a Regime Próprio de Previdência Social;
• Benefícios previdenciários — entre públicos;
• Pagamento de rendimentos do trabalho;
• Comercialização da produção rural pessoa física;
• Contratação de trabalhadores avulsos não portuários;
• Informações complementares aos eventos periódicos;
• Reabertura e fechamento dos eventos periódicos.

Eventos não periódicos

Os eventos não periódicos são episódios de relacionamento entre um negócio, órgãos públicos e colaboradores de empresas.

Eles podem incluir o reconhecimento de direitos trabalhistas, respeito aos deveres acordados entre empresas e empregados e outras questões. 

Eles se caracterizam por: 

• Registro preliminar de trabalhador;
• Cadastramento inicial do vínculo e admissão de trabalhador;
• Alteração de dados cadastrais do trabalhador;
• Alteração do contrato de trabalho e relação estatutária;
• Comunicação de acidente de trabalho;
• Monitoramento da saúde do trabalhador;
• Afastamento temporário;
• Cessão e exercício em outro órgão;
• Condições ambientais do trabalho; 
• Reintegração;
• Desligamento;
• Início de trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário;
• Alteração contratual de trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário;
• Término sem vínculo de emprego/estatutário;
• Cadastro de beneficiário — entre públicos — início, alteração e término;
• Reativação de benefícios — entre públicos;
• Exclusão de eventos.

Deveres legais que foram substituídos pelo eSocial

A maioria dos documentos que antes eram registrados em papel ou em outras plataformas passaram a ser enviadas exclusivamente pelo eSocial. 

De forma gradativa, 15 obrigações acessórias legais já foram substituídas, enquanto outras estão em substituição pelo eSocial. Abaixo, listamos aquelas que já foram substituídas: 

• GFIP: o Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
• CAGED: o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados que controla as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
• RAIS: a Relação Anual de Informações Sociais;
• LRE: Entendido por Livro de Registro de Empregados;
• CAT: a Comunicação de Acidente de Trabalho mudará a sua forma de entrega, que acontecerá exclusivamente pelo eSocial;
• CD: a Comunicação de Dispensa — que será substituída pelo evento S-2299 do eSocial.
• CTPS: as informações encontradas na Carteira de Trabalho e Previdência Social serão substituídas pelos eventos S-2200, S-2205, S-2206 e S-2299 do eSocial; 
• PPP: o Perfil Profissiográfico Previdenciário;
• DIRF: a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte. 
• DCTF: as informações na Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais referentes à área trabalhista serão substituídas pelas informações contidas no evento S-1299 do eSocial; 
• Quadro Horário de Trabalho: os dados que atualmente compõem o quadro com as descritas jornadas de trabalho também serão descritos no eSocial;  
• MANAD: o Manual Normativo de Arquivos Digitais, que, ao invés de solicitar, a fiscalização só precisará acessar o novo software; 
• Folha de pagamento: a substituição da folha de pagamento, que não dispensa o empregador de criar o holerite. O que muda neste ponto é a forma de envio ao Ministério do Trabalho e Emprego; 
• GRF e GRRF: a Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) e a Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) também entram na substituição; 
• GPS: A Guia da Previdência Social será substituída por uma DARF gerada pela DCTF Web a partir do momento da substituição da SEFIP, ou seja, seguindo o cronograma da substituição da GFIP.
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É importante ressaltar, neste contexto, que algumas obrigações ainda não têm uma data para a substituição total. Por conta disso, é necessário aguardar a divulgação de uma instrução normativa específica para a modificação ser oficializada.

Adaptação da folha de pagamento da empresa para o eSocial 

Como já mencionamos, o envio de dados para um só sistema facilita muito a rotina e a organização dos empregadores e também o setor de RH. 

A folha de pagamento digital contém todas as informações do contracheque, incluindo salário, vale-transporte, pagamento de horas extras, INSS, FGTS e IRRF.

A principal vantagem do envio online destes dados é que a fiscalização por parte do Ministério do Trabalho ocorre de forma automática, antes o acesso às informações precisava ser solicitado. 

Para iniciar esta adaptação, é preciso se informar sobre os prazos e se certificar de que o setor de RH esteja a par destas mudanças. 

Antes de tudo, a orientação é que o cadastro de todos os colaboradores esteja atualizado no eSocial. 

A identificação de cada trabalhador é feita pelo CPF e pelo NIS (Número de Identificação Social). Depois de atualizar as informações, é necessário incluir cargos e jornadas de trabalho.

Um outro ponto importante é o cálculo da folha de pagamento, que anteriormente em grande parte das empresas era feito no meio do mês. 

Agora, esta conta vai corresponder aos dias trabalhados entre o primeiro e o último dia do mês. 

Conte com a RH Center 

Períodos de adaptação demandam uma maior atenção e organização por parte das empresas. 

O setor de RH costuma ser bastante atarefado com as rotinas da organização e, neste contexto, a emissão da folha de pagamento acaba ocupando várias horas de trabalho e até dias. 

Diante disso, a terceirização da folha de pagamento é uma alternativa econômica e segura para as empresas que desejam reduzir falhas humanas e a inconsistência de informações.

A RH Center disponibiliza este serviço e adequa a folha de pagamento às obrigações do eSocial. 

Entre em contato conosco para conhecer mais detalhes sobre este serviço!