O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é uma das obrigatoriedades para os empregadores e trata-se de um programa do Governo Federal, instituído pelo Decreto n.º 8.373, de 11 de dezembro de 2014.
Ele entrou em vigor no ano de 2018, e a partir de então coleta informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias em um Ambiente Nacional Virtual.
Esse armazenamento visa organizar e recolher dados com facilidade e impacta muitos processos de empresas e em especial o setor de Recursos Humanos.
Mas, apesar de ter entrado em vigor em 2018, a ideia que deu origem ao eSocial veio muito antes, em meados de janeiro de 2007 com o Decreto 6.022. Na época, o chamado SPED — Sistema Público de Escrituração Digital, foi criado, sendo considerado o precursor do eSocial.
Mas você sabe, de fato, o que é esse sistema de registro, para que ele serve e como funciona?
Vamos nos aprofundar sobre esse tema no artigo de hoje.
Boa leitura!
Instituído em 2014 pelo Decreto n.º 8373, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas — também nomeado de eSocial — é uma plataforma informatizada do Governo Federal criada para viabilizar, facilitar e unificar a gestão das informações relativas aos trabalhadores, como vínculo empregatício, contribuições previdenciárias, holerite, dados sobre o FGTS e muito mais.
Todas as informações contidas no sistema eSocial são protegidas por sigilo, garantindo o direito à privacidade dos funcionários.
O projeto do eSocial surgiu a partir de uma iniciativa conjunta do Governo Federal com diversos órgãos e entidades do país, como Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério do Trabalho, Secretaria da Receita Federal do Brasil e Caixa Econômica Federal.
Algumas obrigações já foram substituídas pelo eSocial. São elas:
Existe ainda a intenção de substituir outras obrigações futuramente:
O eSocial auxilia no cumprimento e entrega das obrigações trabalhistas, jurídicas, fiscais e previdenciárias dos empregadores brasileiros (pessoa física e jurídica) perante o Governo, simplificando e agrupando as informações de forma prática e eficiente.
O sistema do eSocial visa revolucionar a forma com que os empregadores de todo o país repassam informações referentes aos vínculos empregatícios e rotina laboral de colaboradores, estagiários e terceirizados. Uma vez que a plataforma online do eSocial diminui a burocracia da prestação de contas e elimina a entrega de formulários e declarações em papel.
Na prática, as empresas deverão enviar regularmente e de maneira digital todos os dados necessários à plataforma online do eSocial.
Todas as informações coletadas compõem um único banco de dados com assuntos referentes às obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias de cada empregador.
O eSocial integra o Comitê Gestor, formado pela Secretaria da Receita Federal do Brasil, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Ministério do Trabalho. Ele é responsável, entre outras atribuições, por zelar pelos princípios do eSocial, que são eles:
Para facilitar a organização e o envio de informações, o Comitê Gestor classificou os eventos do eSocial em três tipos: de Tabelas, Periódicos e Não Periódicos. Todos eles são formados por grupos conhecidos como os “Ss”, com prazos de envios distintos:
Os "Eventos de Tabelas do Empregador" são o primeiro conjunto de informações que precisam ser enviadas ao eSocial.
Um exemplo disso é o S-1000, onde são fornecidos os dados cadastrais, alíquotas e outras informações necessárias para preencher e validar os demais eventos do eSocial. Essas informações também são usadas para calcular as contribuições.
Os eventos de tabelas são importantes para verificar a validade dos eventos não periódicos e periódicos. As informações das tabelas do empregador são essenciais para receber os eventos corretamente e calcular os valores devidos com precisão. É importante ficar atento aos períodos de validade dessas informações.
Eventos não periódicos são aqueles que não têm uma data específica para ocorrer.
Eles acontecem quando algo importante acontece na relação entre a empresa e o empregado, afetando os direitos e deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais.
Resumidamente, são as informações que surgem da relação legal entre o trabalhador e o empregador ao longo do tempo em que trabalham juntos.
Eventos periódicos acontecem regularmente em intervalos de tempo específicos.
Eles consistem em informações sobre a folha de pagamento e também envolvem a apuração de outros eventos que geram contribuições previdenciárias, como, por exemplo, os relacionados à venda de produtos rurais por pessoas físicas.
Abaixo estão alguns exemplos desses eventos:
Foram criados também pelo Comitê Gestor os grupos e as fases do eSocial, para que as empresas enviem suas informações sem que aconteça a sobrecarga no envio de todos esses milhares de dados.
São os grupos:
Além da divisão por grupos, o eSocial também se orienta por meio de fases, que irão determinar quais eventos enviar e em que período:
O envio das informações por meio do eSocial é obrigatório para todas as empresas brasileiras, até mesmo as optantes pelo Simples Nacional, microempreendedor individual com funcionários (MEI), produtor rural, pessoa física, entidades sem fins lucrativos, órgãos públicos e todo profissional que contratar prestador de serviço (pessoa física ou jurídica), e que possua obrigação trabalhista, tributária ou previdenciária.
A utilização do eSocial traz diversas vantagens para os empregadores. Conheça algumas delas:
A implantação do eSocial torna mais difícil a fraude de informações e o acesso aos dados privados dos trabalhadores. O ambiente online é de fácil acesso e mantém tudo organizado. Além disso, o eSocial garante que os direitos das empresas e dos trabalhadores seja cumprido.
Antes do eSocial o preenchimento e envio de informações dos trabalhadores eram feitos de maneira manual, com a utilização de formulários escritos. Mas com a chegada do sistema todos os dados são enviados digitalmente, tornando a comunicação entre empregadores e governo mais simples e efetiva.
O processo antigo de envio de dados ao longo do mês e para diferentes órgãos foi deixado de lado com a implementação do eSocial. Agora os documentos são enviados uma única vez para o sistema, e a partir daí, o eSocial encaminha as informações para os departamentos responsáveis.
O eSocial funciona como uma cópia de segurança que armazena os dados das empresas. Portanto, em casos de perda de documentos, governo e empresa poderão recorrer ao eSocial para recuperar as informações.
Assim que as etapas de fases e grupos chegarem ao fim, ainda restarão algumas substituições a serem feitas pelo eSocial.
A partir dos eventos de SST, as novas mudanças passam a valer para todos os grupos ao mesmo tempo.
O cronograma previsto para as implantações atualizado é:
Desde o dia 1º abril de 2023 o eSocial começou a receber informações relativas a processos trabalhistas.
Novos eventos foram criados para decisões condenatórias ou homologatórias proferidas pela Justiça do Trabalho: um para envio de informações da reclamatória, outro para valores de contribuição.
Agora que você já conheceu um pouco mais sobre o eSocial, é hora de garantir o cumprimento de todas as obrigações do sistema. E para otimizar o tempo das suas atividades, reduzir gastos e garantir a eficiência no envio de informações, conte com a RH Center.
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