Como escolher um sistema de folha de pagamento eficiente

O uso de ferramentas que automatizam processos e agilizam etapas é uma das principais características que a tecnologia trouxe para as empresas, em diversos setores. 

No que diz respeito à gestão de recursos humanos e de pessoal, essas capacidades se tornam ainda mais cruciais, visto que reduzem despesas, mitigam erros e economizam horas de trabalho manual e burocrático.

A escolha de um sistema de folha de pagamento eficaz, por exemplo, é fundamental para compreender como a automação pode revolucionar a maneira como uma organização administra o pagamento de seus funcionários.

Neste artigo, examinaremos os principais aspectos que podem guiar na escolha de um sistema de folha de pagamento.

Continue a leitura! 

Descubra o que é um sistema de folha de pagamento 

Antes de explorar o que é necessário considerar na escolha de um sistema de folha de pagamento, é crucial compreender o que essa solução realmente envolve.

Um sistema de folha de pagamento é uma ferramenta vital para empresas que desejam simplificar e otimizar a gestão dos pagamentos de sua equipe.

Nesse sentido, a função primordial de um sistema de folha de pagamento é processar e calcular os pagamentos dos funcionários com extrema precisão. Isso leva em consideração uma ampla gama de fatores, como horas trabalhadas, horas extras, faltas, adicionais, DSRs e benefícios, para determinar a remuneração adequada de cada colaborador.

Além disso, o sistema também garante a conformidade com as leis tributárias e regulamentações financeiras, gerando os dados necessários para órgãos como eSocial, GFIP, CAGED, RAIS, CTPS, entre outros.

Devido a todas essas capacidades, a implementação de um sistema de folha de pagamento no departamento de RH tem o poder de otimizar e organizar esse setor.

Como funcionam os sistemas de folha de pagamento 

Integração é a palavra-chave que resume o funcionamento eficiente de um sistema de folha de pagamento.

Quando o sistema opera dessa maneira, ele consegue ser intuitivo desde o primeiro cadastro dos dados dos funcionários. Tudo isso é feito com facilidade e permite que o departamento de RH insira as informações necessárias de maneira autônoma.

Na entrada de um novo funcionário na empresa, por exemplo, o programa selecionado também pode criar um conjunto completo de recursos para o processo de admissão. Essa mesma funcionalidade se estende ao procedimento de rescisão de contrato.

Uma vez que todos os dados relevantes são devidamente inseridos, o sistema realiza cálculos automáticos com base nos parâmetros configurados para atender às necessidades específicas de cada cliente.

Neste ponto, é crucial que o software permita a personalização das regras de remuneração de acordo com as exigências daqueles que operam o sistema.

O que é importante ter em um sistema de folha de pagamento 

Uma das tarefas mais complexas no departamento de recursos humanos é a administração da folha de pagamento.

Isso ocorre porque envolve não apenas o cálculo dos salários dos colaboradores, mas também o pagamento de impostos, benefícios, encargos sociais e outras obrigações legais.

É justamente devido a esses detalhes que é essencial contar com um sistema de folha de pagamento que simplifique e agilize esse processo. Dessa forma, ele fornecerá precisão, segurança e conformidade nas informações.

Mas como escolher o sistema de folha de pagamento que melhor se adapta à realidade da empresa?

Abaixo, apresentaremos aspectos cruciais a serem considerados nessa seleção.

Proteção dos dados

O primeiro ponto a ser observado no software de folha de pagamento é verificar como ele prioriza a segurança de informações confidenciais e evita vazamentos de dados.

A partir disso, verifique se a solução escolhida incorpora diferentes níveis de acesso aos dados, pois isso garante uma abordagem multifacetada à proteção. Um sistema de criptografia também é ideal, pois impede o acesso não autorizado aos dados.

Preste atenção nas funcionalidades 

As funcionalidades apresentadas pelo programa também são importantes para facilitar a rotina do RH. 

E pensando nisso, um dos recursos mais importantes que você deve buscar nos sistemas de folha de pagamento mais usados é a capacidade de realizar cálculos automáticos relacionados a valores e prazos.

Esse recurso traz muitas vantagens para a sua empresa, como:

• Redução de erros; 
• Cumprimento de prazos; 
• Controle de férias e descanso dos colaboradores; 
• Disponibilidade de holerites; 
• Produção de relatórios e dados; 
• Registro de horas extras; 
• Armazenamento e organização dos arquivos na nuvem; 
• Automação de admissão e desligamento de colaboradores; 
• Administração de benefícios.

Além disso, esse recurso permite que você identifique e resolva os problemas que causam lentidão no seu departamento pessoal. 

Assim, é possível contar com uma gestão de tempo muito mais eficiente. 

Identifique quais processos precisam ser automatizados 

Existem diferentes tipos de sistemas de folhas de pagamento que variam em vários quesitos.

Antes de escolher um deles, é importante listar os processos cruciais que demandam maior atenção e otimização.

Depois de identificar essas necessidades, será mais fácil procurar soluções que atendam a essas expectativas.

Diversos processos podem ser automatizados com o uso de um software de folha de pagamento, incluindo:

• Admissão de pessoal: a entrega de documentos obrigatórios digitalizados pode ser feita totalmente digital;  
• Gestão de férias: para evitar férias nos mesmos períodos, por exemplo, um sistema de folha de pagamento consegue controlar as férias das equipes. Além desse controle, são armazenados os registros relativos às férias, evitam a aplicação de multas devido ao não cumprimento da legislação;
• Gestão de benefícios: os valores de benefícios também são inseridos no sistema, o que possibilita um acompanhamento desses pagamentos aos funcionários e também promove a transparência; 
• Distribuição de holerites: os holerites podem ser gerados com mais facilidade, sem erros e online; 
• Mural de comunicação: este recurso de comunicação tem o papel de disseminar notificações referentes a políticas internas, destacar os aniversariantes do mês e informar sobre quaisquer modificações nas normas trabalhistas vigentes, um acesso rápido e agilizado para o RH sempre que necessário; 
• Geração de dados e relatórios valiosos: esse aspecto do sistema fornece dados atualizados e elabora relatórios completos, permitindo uma análise eficiente de indicadores e identificando oportunidades de aprimoramento na empresa; 
• Processo de desligamento de colaborador: o sistema automatiza a gestão do desligamento de um membro da equipe, simplificando o envio de informações necessárias e conduzindo um checklist para assegurar que todas as etapas sejam devidamente cumpridas.

Interface amigável e simples 

Independentemente do propósito do uso, se um programa apresentar um design pouco intuitivo ou com excesso de informações que possam causar dúvidas durante o preenchimento de dados, ele não será uma boa escolha.

Isso é particularmente relevante quando se trata de folha de pagamento, onde várias informações precisam ser inseridas. Portanto, é necessário que o programa seja simples e amigável.

Lembre-se de que o objetivo é facilitar o acesso às informações. A ideia é que, com apenas alguns cliques, a documentação seja enviada para o sistema e que todos os procedimentos, como admissões e desligamentos, sejam resolvidos de forma eficiente.

O mesmo princípio se aplica ao controle de férias e a outras atividades. Nesse caso, solicitações, aprovações e acompanhamentos são conduzidos pelo sistema, permitindo que o RH tome decisões estratégicas para a organização.

Vantagens de usar um sistema de folha de pagamento 

Ele pode acelerar o fluxo de trabalho, permitindo que o RH se concentre no desenvolvimento de colaboradores, na criação de atividades de integração entre equipes e na elaboração de planos de carreira.

Aqui estão os principais benefícios de usar um sistema de folha de pagamento:

• Economia de custos: o sistema de folha de pagamento, assim como os outros sistemas e programas que automatizam processos internos, diminuem os gastos com a contratação de profissionais da área. Caso a empresa opte por terceirizar a folha de pagamento, essa economia será ainda maior, pois haverá apenas o custo dos serviços contratados.
• Rapidez em pagamentos e transferências: com o uso do sistema de folha de pagamento, os salários são pagos aos funcionários de maneira rápida, evitando atrasos. 
• Maior exatidão nos cálculos: a contabilização dos salários, adicionais e descontos a serem realizados por meio dos programas integrados ao sistema de folha de pagamento proporciona resultados mais exatos, garantindo mais segurança e confiabilidade ao cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias.
• Elaboração de relatórios detalhados: a utilização do sistema de folha de pagamento na rotina contábil da empresa possibilita a elaboração de relatórios detalhados, conforme as informações específicas que são fornecidas pelo sistema.

Você já conhecia todos esses detalhes que envolvem a contratação de um sistema de folha de pagamento? 

Aproveite para se informar sobre outros assuntos relevantes da área de gestão de pessoas e recursos humanos no blog da RH Center. 

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